Excel 客戶管理怎麼做？客戶資料表欄位範例與跟進方法

Excel 客戶管理，先把兩種紀錄分開

用 Excel 管理客戶，最常見的問題不是公式不夠多，而是把「這位客戶是誰」和「每次談了什麼」塞進同一格備註。時間一久，新紀錄蓋掉舊紀錄，同事也看不出下一步。

建議先建立兩張工作表：客戶資料表保存基本資料，互動紀錄表記每次聯絡。用同一個客戶編號連結，不要每談一次就新增一份完整客戶資料。

第一張表：客戶資料表欄位範例

可依下列順序建立欄位，作為起始範本：

• 客戶編號：例如 C0001，建立後不因排序改變。
• 公司名稱、聯絡人姓名、職稱：各自一欄。
• Email、電話：各自一欄，電話欄可設定為文字，保留前導零。
• 來源：展會、官網詢問、轉介紹、既有客戶等共用選項。
• 需求摘要：用一句話說明目前關心的事。
• 狀態：待聯絡、需求確認、提案中、已成交、暫緩。
• 負責人、下次聯絡日、下一步：讓紀錄能轉成行動。
• 最後更新日：由維護者記錄本次資料更新時間。

例如：C0001／範例科技／王小姐／採購窗口／展會／想了解企業名片／需求確認／小林／2026-10-29／寄產品介紹。這是欄位示例，不是真實客戶資料。

第二張表：互動紀錄，不覆蓋歷史

每次聯絡新增一列，保留客戶編號、互動日期、經手人、管道、需求或回覆、已承諾事項與後續安排。若一家公司有多位窗口，各自建立聯絡人紀錄；商機變複雜時，再評估是否需要獨立商機表或 CRM。

不要把每次通話都接在同一格後面。分列紀錄，才方便篩選時間、查找誰答應過什麼。

分類與篩選，先做三個常用檢視

• 今天要聯絡：依下次聯絡日篩選，檢查是否仍需要執行。
• 沒有下一步：找出沒有負責人、沒有日期或沒有動作的紀錄。
• 同一來源的進度：例如這次展會帶回的名單，目前有多少已確認需求。

分類盡量使用共用選項。同一個階段若有人寫「報價中」、有人寫「提案」，要先約定差異，否則統計很容易失真。

去除重複前，先確認是不是同一個人

可以用 Email 或電話找疑似重複，再搭配公司與姓名確認。不要只因同公司或同名就刪除一列；同一家公司可能有多位窗口，同一位聯絡人也可能留下不同管道。

合併時保留較新的聯絡資料與原本互動紀錄。表格的「移除重複」功能只是處理工具，不能替團隊判斷兩筆資料是否真的同一人。

多人共用時，要先約定誰能改什麼

指定欄位與表格的維護者，使用團隊能共同存取的版本，避免每人下載一份各自修改。不要把隱藏欄位當成權限控管；若不同同事不應看到相同資料，應確認使用環境能否支援需要的存取方式。

每週檢查未完成的下一步與過時資料。試算表能整理資訊，但不會因為填了日期就自動完成跟進。

何時該從 Excel 轉向 CRM？

當客戶、公司、商機與互動的關係越來越複雜，或需要細緻權限、任務協作與流程自動化，可評估 CRM。若卡在紙本名片沒有建檔，則可先改善名片收錄，無須把所有問題一次塞進新系統。

Heycard Business 可協助從企業名片交換與紙本名片 AI 辨識開始整理公司人脈。本文欄位是通用工作範例，不代表 Heycard 已提供相同的 Excel 範本匯入或匯出功能；實際資料搬移方式需確認。

了解 Heycard Business，延伸閱讀 客戶名單管理與 CRM 是什麼。

常見問題

一個客戶可以只有一列嗎？

基本資料可以一位聯絡人一列；每次互動則另起一列。若要管理多個交易或合作機會，還需要區分商機，避免不同案件混在一起。

有 Excel，就不用 CRM 嗎？

依流程而定。先用表格把資料與分工定清楚，再檢查它是否仍能支撐團隊協作，比只看名單筆數更實際。